Checklist: como implantar um ERP na sua recicladora

Trocar o caderno e as planilhas por um sistema é uma decisão que vale a pena, mas a implantação precisa ser bem feita para a equipe abraçar a mudança. Este checklist reúne o que costuma fazer diferença.

Antes de começar

• Mapear a operação como ela é hoje. Do agendamento da coleta à venda: quem faz o quê, em qual momento e onde anota.
• Listar os documentos que você emite. NF-e, MTR, MDF-e, CT-e, recibos de compra.
• Identificar a balança. Marca, modelo e como ela se comunica com o computador.
• Escolher quem vai liderar. Uma pessoa da operação que conheça o pátio e tenha tempo para a implantação.
• Definir o que medir. Quais números a direção quer ver todo dia.

Cadastros

Um sistema só é tão bom quanto os cadastros dele. Antes de operar:

• Produtos e materiais, com a classificação que vocês usam na triagem.
• Clientes e fornecedores (geradores), com endereços e condições comerciais.
• Contêineres, com código e tipo.
• Veículos e motoristas, com placas.
• Dados fiscais, revisados com o contador, incluindo IBS e CBS.

Testes antes de virar a chave

• Pesar um caminhão de verdade e conferir se o peso chegou certo ao sistema.
• Fazer um ciclo completo em teste: coleta, pesagem, classificação, fardo, venda e documentos.
• Conferir os documentos com o contador e com o órgão ambiental do seu estado.
• Comparar com a planilha por alguns dias, para ganhar confiança.

Treinamento

• Treinar por função. O balanceiro precisa dominar a pesagem; o comercial, os pedidos; o financeiro, o caixa.
• Começar pelo que mais dói. Normalmente é a balança.
• Ter alguém de referência no dia a dia para tirar dúvidas.

Depois de implantado

• Acompanhar os indicadores na primeira semana e corrigir os cadastros que aparecerem errados.
• Desligar as planilhas paralelas. Enquanto elas existirem, metade da equipe vai continuar nelas.
• Revisar o processo depois de um mês: o que ainda é feito fora do sistema?

Uma implantação de verdade

A primeira implantação completa do TEX, em 2022, foi num cliente de Santa Catarina, cobrindo compra e venda, transporte, controle de contêineres, estoque e emissão de notas. Conheça a história do TEX.

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